BasicInventory vs uma planilha
Quase todo mundo começa o controle de estoque no Excel ou no Google Sheets, e por um tempo essa é a decisão certa. Esta página fala do momento em que ela deixa de ser.
A planilha é a ferramenta mais flexível que a maioria das empresas tem. Não custa nada a mais, todo mundo sabe ler e dá para reorganizá-la em uma tarde. Para cem produtos em uma única sala, é difícil de superar, e trocá-la por um software que você precisa aprender seria um mau negócio.
O que a planilha não consegue é lembrar das coisas por você. Ela guarda uma data de validade, mas não impede que saia o palete errado. Guarda uma quantidade, mas não diz quem a alterou, quando nem por quê. Essas lacunas ficam invisíveis até o dia em que custam dinheiro.
Fique com a planilha se…
- Seu catálogo é pequeno o bastante para caber na sua cabeça.
- Nada do que você guarda tem lote nem data de validade.
- O estoque fica em um só lugar e ninguém precisa saber em qual prateleira.
- Você nunca precisa explicar um número para ninguém semanas depois.
- O arquivo só é aberto em uma tela, por uma pessoa.
Cinco sinais de que ela já não dá conta
Nenhum deles tem a ver com o tamanho da empresa. Todos têm a ver com a forma do trabalho.
- 01
Você ordena por data para descobrir o que vai vencer
A informação está no arquivo, mas agir depende de alguém lembrar de olhar. Esquecer uma validade é o erro mais caro que existe, e a perda é silenciosa até a mercadoria ir para o lixo.
- 02
“Onde está?” se responde andando
Uma coluna de localização com “prateleira B”, “B” e “B-2 (em cima)” não pode ser filtrada, então o jeito mais rápido de achar algo continua sendo ir lá ver.
- 03
Um número não bate e não há nada para conferir
A contagem diz 40, a prateleira diz 31 e o arquivo não lembra nada das seis semanas entre uma coisa e outra. Sem histórico, não há como distinguir furto de quebra ou de erro de digitação.
- 04
Você guarda cópias do arquivo com a data no nome
inventario_v3_final_ok.xlsx é uma estratégia de backup que só funciona quando você lembra, e restaurar significa perder tudo o que veio depois.
- 05
As fórmulas viraram estrutura
Alguém insere uma linha, um intervalo deixa de cobri-la sem avisar e os totais ficam errados por um mês antes que alguém perceba.
Lado a lado
| Planilha | BasicInventory | |
|---|---|---|
| De onde vem o estoque | Um número que alguém digitou por cima do anterior | A soma das entradas, saídas e ajustes realmente registrados |
| Localizações | Texto livre, escrito de um jeito diferente por cada pessoa | Corredor, coluna e altura: um código, sempre filtrável |
| Lotes e validade | Colunas extras que alguém tem que lembrar de conferir | Obrigatórios por produto; um filtro mostra o que está vencendo, com lote e localização |
| Histórico | O que sobreviveu ao último salvamento | Cada alteração com data, motivo, lote e localização |
| Backups | Cópias do arquivo, nomeadas na base da esperança | Um clique, ao fechar se você quiser, e a restauração é feita dentro do aplicativo |
| Alertas de reposição | Formatação condicional que alguém precisa manter | Um ponto de reposição por produto, contado no painel |
| Tirar os dados | Já é uma planilha | Exportação para Excel em todas as listas, respeitando os filtros |
| Custo | Incluída no pacote de escritório que você já paga | Pagamento único, sem assinatura |
| Duas pessoas ao mesmo tempo | Possível numa planilha compartilhada, com os conflitos de sempre | Não suportado: um computador e uma pessoa por vez |
Quanto custa errar
Um palete de iogurte jogado fora porque ficou atrás de outro mais novo. Um pedido separado pela metade porque o arquivo contava unidades que não estavam lá. Uma tarde inteira contando o depósito para fechar um número que ninguém sabe explicar.
Qualquer uma dessas situações custa mais do que uma licença. Esse é todo o argumento financeiro; não existe um maior, e uma página que dissesse o contrário estaria mentindo.
Como fazer a mudança
Seu catálogo e suas localizações podem vir direto de modelos do Excel, conferidos linha por linha antes de serem salvos; um produto que já existe nunca é duplicado e, se algo mudou, você decide se atualiza. O estoque não é importado: você registra o que está na prateleira como entrada inicial e deixa o histórico se formar a partir daí.
É assim que a maioria faz: cola os produtos e as localizações nos modelos, envia os arquivos, conta o que há fisicamente na prateleira como entrada inicial e nunca mais abre a planilha. Algumas centenas de produtos levam uma tarde.
Depois, nada prende você: todas as listas exportam para Excel e o banco de dados é um único arquivo que você pode copiar.
O veredito honesto
Se o seu estoque não tem datas, nem lotes, nem localizações que valha a pena nomear, fique na planilha: ela é gratuita e funciona. Se alguma dessas três coisas importa, a planilha já está custando, em silêncio, mais do que os € 4,99 que isto custa. E, ao contrário da maioria dos sistemas de estoque, este é uma compra única, não uma assinatura mensal: deixar a planilha não significa assinar uma conta que nunca para de chegar.