BasicInventory frente a una hoja de cálculo
Casi todo el mundo empieza el control de stock en Excel o en Google Sheets, y durante un tiempo esa es la decisión correcta. Esta página va del momento en que deja de serlo.
Una hoja de cálculo es la herramienta más flexible que tiene la mayoría de los negocios. No cuesta nada más, todo el mundo sabe leerla y se puede rehacer en una tarde. Para cien referencias en una sola sala es difícil de superar, y cambiarla por un programa que hay que aprender sería un mal trato.
Lo que una hoja de cálculo no puede hacer es acordarse por ti. Guarda una fecha de caducidad, pero no impide que salga el palé equivocado. Guarda una cantidad, pero no sabe decirte quién la cambió, cuándo ni por qué. Esos huecos no se ven hasta el día que cuestan dinero.
Quédate con la hoja de cálculo si…
- Tu catálogo es lo bastante pequeño como para tenerlo en la cabeza.
- Nada de lo que guardas tiene lote ni fecha de caducidad.
- El stock está en un único sitio y a nadie le importa en qué estantería.
- Nunca tienes que explicarle una cifra a alguien semanas después.
- El fichero solo se abre en una pantalla y lo toca una persona.
Cinco señales de que se le ha quedado grande
Ninguna tiene que ver con el tamaño del negocio. Tienen que ver con la forma del trabajo.
- 01
Ordenas por fecha para saber qué caduca
El dato está en el fichero, pero actuar depende de que alguien se acuerde de mirar. Olvidar una caducidad es lo más caro que hay, y la pérdida es silenciosa hasta que se tira la mercancía.
- 02
«¿Dónde está?» se responde andando
Una columna de ubicación con «estantería B», «B» y «B-2 (arriba)» no se puede filtrar, así que la forma más rápida de encontrar algo sigue siendo ir a mirar.
- 03
Una cifra no cuadra y no hay nada que leer
El recuento dice 40, la estantería dice 31 y el fichero no recuerda las seis semanas de por medio. Sin historial no hay forma de distinguir un robo de una rotura o de una errata.
- 04
Guardas copias del fichero con fecha en el nombre
inventario_v3_final_ok.xlsx es una estrategia de copias que solo funciona cuando te acuerdas, y restaurarla significa perder todo lo posterior.
- 05
Las fórmulas se han vuelto estructurales
Alguien inserta una fila, un rango deja de cubrirla en silencio y los totales están mal durante un mes antes de que nadie se dé cuenta.
Uno al lado del otro
| Hoja de cálculo | BasicInventory | |
|---|---|---|
| De dónde sale el stock | Un número que alguien escribió encima del anterior | La suma de las entradas, salidas y ajustes registrados |
| Ubicaciones | Texto libre, escrito distinto por cada persona | Pasillo, columna y altura: un código, siempre filtrable |
| Lotes y caducidad | Columnas extra que hay que recordar a mano | Obligatorios por producto; un filtro enseña lo que toca, con lote y ubicación |
| Historial | Lo que sobrevivió al último guardado | Cada cambio con su fecha, su motivo, su lote y su ubicación |
| Copias de seguridad | Copias del fichero, nombradas con esperanza | Un clic, al cerrar si quieres, y se restaura desde la aplicación |
| Avisos de reposición | Formato condicional que alguien tiene que mantener | Un mínimo por producto, contado en el panel |
| Sacar los datos | Ya es una hoja de cálculo | Exportación CSV desde cada lista, con los filtros puestos |
| Coste | Incluida en la suite ofimática que ya pagas | Un pago único, sin suscripción |
| Dos personas a la vez | Posible en una hoja compartida, con los conflictos de siempre | No soportado: un ordenador y una persona a la vez |
Lo que cuesta equivocarse
Un palé de yogures a la basura porque quedó detrás de otro más nuevo. Un pedido preparado corto porque el fichero contaba unidades que no estaban. Una tarde entera contando el almacén para cuadrar una cifra que nadie sabe explicar.
Cualquiera de las tres cuesta más que una licencia. Ese es todo el argumento económico; no hay uno mayor, y una página que dijera lo contrario estaría mintiendo.
Cómo se pasa uno
Hoy no hay importación desde Excel: o tecleas tu catálogo una vez, o empiezas a registrar desde el recuento actual y dejas que el historial se construya a partir de ahí.
La mayoría hace lo segundo: crea los productos y las ubicaciones, registra como entrada inicial lo que hay físicamente en la estantería, y no vuelve a abrir la hoja de cálculo. Cien referencias son una tarde.
Después nada te retiene: todas las listas exportan a CSV y la base de datos es un único fichero que puedes copiar.
El veredicto honesto
Si tu stock no tiene fechas, ni lotes, ni ubicaciones que merezca la pena nombrar, quédate en la hoja de cálculo: es gratis y funciona. Si te importa alguna de esas tres cosas, la hoja de cálculo ya te está costando en silencio más que los 2,99 € que cuesta esto.