Si algo de tu stock lleva fecha, tarde o temprano sale la caja equivocada. Los lotes y las caducidades son la forma de evitarlo, y el FEFO —primero en caducar, primero en salir— es la regla que convierte un montón de fechas en un orden de expedición. Esta guía explica qué significan los términos, por qué el FEFO gana al FIFO en mercancía con fecha y cómo controlarlo sin ahogar cada producto en columnas que no necesita.
Lote, y por qué molestarse
Un lote es un grupo de unidades producidas o recibidas juntas, que comparten una identidad: un código y, normalmente, una fecha. Existe para que, si algo va mal con una unidad, puedas encontrar todas las demás iguales. De eso va la trazabilidad: cuando un proveedor señala el lote L26294, necesitas saber cuánto tienes, dónde está y a dónde fue.
Sin lotes, «tenemos 400 unidades de esto» es un solo número. Con lotes es «120 de marzo, 280 de junio», y cuando una fecha aprieta solo uno de esos números importa.
FEFO frente a FIFO, en una línea cada uno
- FIFO —primero en entrar, primero en salir— saca antes lo que llegó antes. Vale para tornillos y pintura.
- FEFO —primero en caducar, primero en salir— saca antes lo que caduca antes, que no siempre es lo que llegó primero.
En mercancía con fecha el FEFO es el que te ahorra dinero, porque un lote recibido más tarde puede caducar antes (las entregas con fecha corta existen). Ordenar por fecha de entrada dejaría el lote urgente detrás de otro más fresco. Ordenar por caducidad pone en pantalla, el primero, el palé que tiene que moverse.
Controla las fechas solo donde hacen falta
El error de casi todas las hojas de cálculo es tratar lote y caducidad como columnas que existen para todo. Un bote de pintura no necesita lote; un palé de yogures sí. Si obligas a poner las dos en cada fila, la gente deja de rellenarlas, y una columna de fechas a medias es peor que ninguna.
BasicInventory pone el interruptor en el producto. Cada artículo lleva dos marcas —lote obligatorio y caducidad obligatoria— y la mercancía de un producto con esas marcas no se puede registrar sin el dato. Los productos que no las necesitan siguen siendo simples. Eso es lo que hace fiable el campo el día que filtras por él: o está para todo lo que lo necesita, o la app no habría dejado entrar la mercancía.
La fecha tiene que llegar a quien prepara el pedido
Una fecha solo sirve si llega delante de quien saca el pedido. Guardarla y no enseñarla nunca es como se acaba tirando mercancía. Por eso el panel cuenta lo que caduca en los próximos treinta días, y la lista de stock tiene un filtro de «próximos a caducar» que acota justo esas líneas, cada una con su lote y su ubicación.
Cada movimiento guarda una foto del lote y la ubicación que tocó, así que la trazabilidad sobrevive al palé.
Eso convierte la pregunta semanal —«¿qué tiene que salir esta semana y dónde está?»— en un clic en vez de una ordenación, un vistazo con lupa y un paseo. Es la diferencia sobre la que se construye el caso de distribución de alimentación, pero vale para cualquiera que guarde cosmética, química o cualquier cosa con vida útil.
O simplemente pregunta qué lote sacar primero
El FEFO también es una regla que puedes preguntar en lenguaje normal. Con el asistente de IA opcional encendido, escribes «¿qué lote saco primero?», «¿qué palé caduca antes en el pasillo B?» o «¿qué caduca este mes, por ubicación?» y lee tu stock y te dice las líneas de caducidad más próxima, para que no repases la lista tú. Solo lee y responde: te señala el lote que hay que sacar primero, nunca lo saca ni lo mueve por ti. Viene apagado por defecto, funciona con tu propia clave de proveedor a céntimos por pregunta y es la única parte de la app que necesita conexión, así que si prefieres no usarlo, el filtro de próximos a caducar de arriba hace lo mismo del todo sin conexión.
Trazabilidad que sobrevive al palé
Aquí está lo sutil. El stock se mueve, se consume, se ajusta. Si el lote solo viviera en la línea de stock actual, el historial se quedaría en blanco en cuanto ese stock saliera. Por eso cada movimiento guarda una foto del lote y la ubicación que tocó en ese momento. Seis meses después, «¿qué lote salió el día 3?» sigue teniendo respuesta, porque el movimiento se acuerda aunque el palé haga tiempo que no está.
Eso es lo que hace que una retirada sea superable en vez de un ataque de pánico. Puedes leer hacia atrás desde un lote hasta cada salida en la que apareció.
Dónde se queda corto: sé honesto contigo
BasicInventory es control de stock, no un sistema de ventas. No guarda precios, ni facturas, ni datos de clientes. Así que te puede decir que el lote L26294 salió del almacén una fecha dada, pero qué cliente lo recibió vive en tu facturación, no aquí. Para muchos distribuidores pequeños ese reparto —stock aquí, clientes en el programa de contabilidad— basta. Si necesitas lote-a-cliente en un solo sistema, necesitas un ERP, y conviene saberlo antes de comprar, no después.
También es de un solo usuario y solo para Windows. Un equipo, un fichero de base de datos. Si eso encaja con cómo trabajas, la honestidad es una ventaja.
Pruébalo antes de fiarte
La forma más rápida de ver el FEFO en acción es la demo: un almacén de ejemplo, en tu navegador, con el filtro de próximos a caducar ya lleno de fechas realistas. Fíltralo, ordénalo y comprueba que el palé que pone primero es el que habrías elegido.
Si el vocabulario era nuevo, el glosario de inventario define lote, FEFO, FIFO y lo demás en un solo sitio. Y cuando compares stock con fecha frente a cantidades mínimas, punto de reposición y stock mínimo es la pieza que lo acompaña. El precio es un pago único, sin suscripción, que para una herramienta que abres cada mañana es justo el punto.