Si llevas una tienda Shopify, ya tienes un número por cada producto: cuántas unidades hay disponibles para vender. Lo que Shopify no tiene es una imagen del sitio físico donde viven esas unidades: qué estantería, qué caja, qué se está acabando por detrás, qué lleva fecha. Eso es el inventario del stock físico, y es un trabajo distinto del escaparate. Aquí tienes cómo llevarlo bien con una app offline pequeña que va al lado de Shopify y —lo primero, porque lo condiciona todo— lo que esa app no hace.

Lo honesto primero: no hay integración con Shopify

BasicInventory no se conecta a Shopify. No sincroniza cantidades, no importa tu catálogo y no manda un cambio de stock de vuelta a tu escaparate. Es una app de escritorio offline para la parte física de una tienda: las estanterías, las cajas, dónde está cada cosa. Si lo que necesitas es sincronización automática en los dos sentidos con Shopify, esta no es esa herramienta, y prefiero decirlo en la primera línea a hacerte perder la tarde.

Para lo que sí sirve es justo lo que Shopify no está hecho para hacer: saber dónde están las cosas y qué hay de verdad en la estantería, sin conexión, en el propio ordenador de la tienda.

Qué hace ya Shopify y dónde se para

Shopify es el escaparate y el libro de ventas. Sabe qué está publicado, qué se vendió y el único número de «disponible» por variante. Ese número basta para no vender de más online, y para muchas tiendas es todo lo que la parte online necesita.

Donde se para es en el stock físico. A Shopify le da igual que el mismo producto esté en dos sitios, que la caja de arriba caduque antes, o que te queden cuatro unidades de algo antes de comprometerlas en un pedido. Guarda una cantidad, no un mapa. En cuanto tu stock tiene una ubicación, un lote o una fecha, eso lo estás llevando en otro lado: una libreta, una hoja de cálculo o la memoria de alguien.

Dos sistemas, un trabajo cada uno

La forma limpia de verlo son dos sistemas que no tienen por qué ser uno:

  • Shopify — el escaparate online y lo que hay disponible para vender.
  • Un sistema de stock físico — dónde está físicamente cada cosa, qué está bajo, qué lleva fecha, y el registro de cada cambio.

Se tocan en exactamente un número: cuántas tienes. Para una tienda pequeña, mantener ese número a mano —ajustas Shopify cuando entra una entrega o cambia un recuento— es menos trabajo del que parece, y muchísimo menos que montar una sincronización de la que luego te tienes que fiar y que hay que depurar. El recuento físico es la fuente de la verdad; Shopify es el escaparate que asoma a él.

Montar tu stock físico

Tres hábitos hacen que un almacén sea localizable, y son los mismos vendas online o no:

  • Dale una dirección a cada hueco. BasicInventory usa pasillo · columna · altura —A-04-2—, así que «¿dónde está eso?» es una búsqueda en la pantalla, no entre las estanterías. Una pared de estanterías con las columnas numeradas ya es una rejilla.
  • Trabaja en modo cajas. Una tienda online pequeña no es un almacén de palés, así que la app va en modo cajas: unidades por ubicación, sin códigos SSCC, nada que aprender que no necesites.
  • Pon un punto de reposición en las líneas que importan. El panel cuenta lo que ha caído por debajo, así que «¿qué tengo que reponer?» es un filtro, no un ejercicio de memoria — la misma disciplina del punto de reposición.

El paso a paso completo de montarlo está en organizar la trastienda: habla de una tienda de calle, pero el sistema —direcciones, modo cajas, reposición— es idéntico para el stock de una tienda online.

Mantener los dos a la vez, a mano

Como no hay sincronización, la regla es simple: el stock físico es la verdad, y actualizas Shopify desde él, no al revés. Entra una entrega, registras la entrada en BasicInventory y pones la nueva cantidad disponible en Shopify. Cuentas una estantería y falta, anotas el ajuste —con su motivo— y corriges Shopify para que cuadre. Cada cambio en el stock deja un movimiento con su fecha y su motivo, así que cuando la estantería y la pantalla no coincidan seis semanas después, hay un rastro que leer en vez de un encogimiento de hombros.

Es una costura manual, y no la voy a disfrazar de otra cosa. Para una tienda de una persona o pequeña es un minuto por entrega; para una operación de mucho volumen que necesita sincronización en tiempo real entre canales, es un límite que conviene saber antes de comprar.

O simplemente pregúntale a tu stock

Con el asistente de IA opcional encendido, tu stock responde en lenguaje normal: «¿qué está bajo mínimos?», «¿dónde está el SKU X?», «¿qué caduca este mes?». Lee tu inventario y responde; nunca cambia nada, y nunca toca Shopify. Funciona con tu propia clave de proveedor a céntimos por pregunta y viene apagado hasta que lo enciendes. Si prefieres que no, las mismas respuestas están a un filtro, del todo sin conexión.

Dónde encaja y dónde no

BasicInventory es el sistema de stock físico offline de una tienda Shopify: ubicaciones, cajas, puntos de reposición, lotes y caducidades, y un historial registrado de cada cambio. Es una persona en un ordenador, solo Windows y —la frase con la que empezó esto— no se integra con Shopify ni controla ventas. Guarda lo que hay en tus estanterías; Shopify guarda lo que hay en el escaparate.

La forma más rápida de ver si encaja es la demo: la aplicación entera en tu navegador sobre un almacén de ejemplo, sin cuenta y sin instalar nada. Cuando encaje, la app es de pago único en la Microsoft Store: sin una suscripción encima de la que ya le pagas a Shopify.