Lo que se tira por caducidad ya está pagado. Pasó por el pedido, por la factura, por el estante y por la trasera, y sale por la puerta sin haber vendido nada. En una farmacia pequeña eso es un gasto silencioso: no aparece en ninguna pantalla, no lo cuenta nadie y se descubre con la caja en la mano. La forma de que deje de pasar no es revisar más veces, es tener un sistema de control de caducidades: que la fecha esté en una pantalla antes de que nadie tenga que ir a buscarla.

Lo honesto primero: esto no es el programa de tu farmacia

BasicInventory no dispensa, no factura receta, no se conecta con SEVeM ni con ningún nodo farmacéutico y no lee códigos de barras. Si lo que buscas es el programa de gestión de la oficina de farmacia, esto no lo es y prefiero decírtelo en la primera línea.

Lo que sí es: una aplicación de escritorio, sin conexión, para la parte física del almacén. La rebotica, la parafarmacia, el botiquín, los estantes de la trasera: qué hay, en qué sitio está, qué lote lleva y cuándo caduca. Eso es justo lo que el programa de dispensación no tiene, porque no está hecho para eso.

Por qué se pasa una fecha

Cuando se pasa una caducidad, el fallo casi nunca es de la persona. Es del sistema, que consiste en acordarse.

La revisión a mano tiene tres puntos flojos, y los tres se rompen el mismo mes:

  • Depende de un rato libre. Se hace la tarde tranquila, y cuando no hay tarde tranquila, no se hace.
  • Depende de quién esté. Quien lleva las fechas en la cabeza es quien las revisa. Cuando libra, nadie sabe qué toca.
  • No deja rastro. Nadie sabe qué se revisó la última vez, así que se revisa de más o de menos, y las dos cosas cansan igual.

Un sistema hace lo contrario: no pide memoria, no pide un rato y sí deja rastro.

Caducidad o vencimiento, es la misma fecha

Un paréntesis de idioma, porque en el mostrador se dice de las dos maneras. En España se habla de fecha de caducidad; en gran parte de Latinoamérica, de fecha de vencimiento. Es el mismo dato: el día a partir del cual esa unidad no se puede dispensar ni vender. En la aplicación es un campo por existencia, junto al número de lote, que es otra cosa: el lote identifica la partida que fabricó el laboratorio, la caducidad dice hasta cuándo sirve. Dos datos, una casilla cada uno, y ninguno se deduce del otro.

El sistema, en tres hábitos

  • Activa lote y caducidad en lo que los lleva. Se hace producto a producto: la mercancía de un producto que exige lote y fecha no se puede registrar sin ellos, así que la casilla vacía deja de ser una opción. Un cepillo de dientes o una caja de guantes se quedan simples, que es como tienen que quedarse.
  • Dale una dirección a cada hueco. La aplicación usa pasillo · columna · altura —A-04-2—, y una pared de cajones numerados es exactamente eso: una rejilla. «¿Dónde está?» pasa a ser una búsqueda en la pantalla en vez de un viaje a la trasera.
  • Saca siempre la fecha más corta. Es la disciplina de FEFO: primero lo que antes caduca. No hace falta un almacén grande para que importe; basta con que haya dos cajas del mismo producto y una de ellas de un pedido anterior.

Con esos tres hábitos puestos, el control de caducidades deja de ser una tarea y se convierte en un filtro.

Qué se revisa cada semana y qué cada mes

Así queda la rutina cuando el dato ya está dentro:

Cada semana, al abrir. El panel cuenta lo que caduca en los próximos treinta días, y la lista de existencias filtra justo eso: cada línea con su producto, su lote y su ubicación. Es un vistazo. Lo que aparece ahí es lo que hay que mover, devolver al proveedor si admite devolución, o poner delante para que salga primero.

Cada mes, con más calma. Lo mismo pero mirando el horizonte largo: qué caduca este trimestre, qué se está quedando quieto y qué compraste de más la última vez. Esa lista es la que conviene tener delante antes de hacer el pedido, porque la mercancía que caduca casi siempre es la que se pidió sin mirar lo que ya había.

Cada vez que entra un pedido. Se registra la entrada con su lote y su caducidad, y se coloca en su hueco. Es medio minuto por línea y es lo que sostiene todo lo demás; si el dato no entra aquí, ninguna pantalla lo va a inventar después.

El caso completo del sector, con lo que hace y lo que no, está en inventario para el almacén de una farmacia.

Lo que ya caducó también deja rastro

Retirar una caja no es borrar un número. Es una salida con su motivo, y queda anotada con la fecha, el lote y la ubicación que tocó en ese momento, en el historial de movimientos. Eso sirve para dos cosas muy distintas: saber cuánto se está tirando de verdad —que casi siempre es más de lo que se recuerda— y poder explicar seis meses después por qué el recuento de una referencia bajó, sin depender de que alguien se acuerde.

Si lo retirado tiene que esperar —una devolución al proveedor, una retirada de lote—, lo limpio es darle un hueco propio: creas una ubicación de cuarentena como cualquier otra y trasladas la mercancía allí. El traslado entre ubicaciones también es un movimiento, así que la caja no desaparece del inventario, cambia de sitio y queda dicho cuándo y por qué.

Cuando la retirada de caducados deja rastro, la conversación con el proveedor y la decisión de cuánto pedir la próxima vez dejan de ser una sensación.

Lo que no vas a meter en la aplicación

Un sistema útil es el que no intentas llenar del todo. Tres límites que conviene saber antes de empezar:

  • No hay importación de catálogo. Los productos se dan de alta a mano, así que no vas a meter el Nomenclátor entero —ni hace falta—. Mete lo que de verdad vive en el almacén: el sobrestock, la nevera, la parafarmacia, la dietética, la ortopedia. El mostrador se queda en el programa que ya lo lleva.
  • No hay lector de códigos. El lote y la fecha se teclean al registrar la entrada. En un pedido normal eso es medio minuto por línea; si tu entrada diaria son doscientas referencias, esta no es la herramienta.
  • No hay precios. BasicInventory no guarda precio, ni factura, ni cliente, así que el inventario valorado no sale de aquí: sale de exportar la lista a CSV y ponerle los precios en la hoja de tu asesoría.

O pregúntaselo

Con el asistente de IA opcional encendido, esas revisiones se pueden preguntar en lenguaje normal: «¿qué caduca este mes?», «¿qué lotes de este producto tengo y con qué fecha?», «¿qué está bajo mínimos?». Lee tu inventario y responde con una tabla; nunca cambia nada. Funciona con tu propia clave del proveedor, a céntimos por pregunta, y viene apagado hasta que lo enciendes. Si prefieres no encenderlo, las mismas respuestas están a un filtro y del todo sin conexión.

Dónde encaja y dónde no

BasicInventory es el control de stock físico de la trasera de una farmacia: lotes, caducidades, ubicaciones, mínimos y un registro de cada cambio, funcionando sin internet en el propio ordenador. No es el programa de gestión de la farmacia: no dispensa, no factura receta, no verifica autenticidad de medicamentos, no lee códigos de barras y es una persona a la vez en un ordenador con Windows.

La forma más rápida de ver si te encaja es la demo: la aplicación entera en el navegador sobre un almacén de ejemplo, sin cuenta y sin instalar nada. Si te sirve, es de pago único en la Microsoft Store, sin una cuota mensual más.